Рахунки
Створення рахунків, прийом оплат, акти, робота з простроченнями.
Список рахунків
Що це таке
Реєстр усіх рахунків практики. У шапці сторінки - чотири клікабельні плитки зі статистикою:
- Неоплачено (сума) - загальна сума заборгованості по всіх активних рахунках; клік показує всі неоплачені
- Прострочені (шт) - кількість рахунків із минулим терміном оплати; клік фільтрує список
- Відправлені (шт) - надіслані клієнтам, але ще не оплачені
- Оплачені (шт) - рахунки з нульовим залишком
Колонки таблиці
- Номер - внутрішній номер рахунку
- Клієнт
- Дата виставлення
- Сума - повна сума рахунку
- Сплачено - фактично отримані кошти
- Залишок - червоним, якщо є борг; синім, якщо є переплата
- Статус - Чернетка / Відправлено / Прострочено / Оплачено / Архівовано
Колонки Номер, Клієнт, Дата вист., Сума, Сплачено, Залишок, Статус - клікабельні заголовки для сортування. Клік по рядку відкриває картку рахунку.
Швидкі фільтри та пошук
Швидкі перемикачі перегляду
Рядок кнопок під статистикою розбитий на два блоки:
- Мої неоплачені - ваші рахунки з ненульовим залишком (режим за замовчуванням)
- Мої активні - усі ваші рахунки, крім архівованих
- Всі активні - рахунки всіх юристів практики без архіву
- Всі неоплачені - неоплачені рахунки всієї практики
- З архівом - повний реєстр, включно з архівованими
- Чернетки - ще не надіслані клієнту
- Відправлені - надіслані, але ще не оплачені
- Прострочені - дедлайн минув, залишок > 0
- Оплачені - повністю закриті рахунки
Розширені фільтри
Кнопка Фільтри розгортає панель із чотирма умовами: Пошук (за номером або назвою клієнта), Клієнт (з підказками), Період виставлення (від - до) та Сортування. Кнопка Скинути знімає всі умови.
Рядків на сторінці
Праворуч від фільтрів - селектор кількості рядків: 15, 25, 50, 100, 500. При великому реєстрі зручно виставити 100, щоб бачити більше одним поглядом.
Створення рахунку
Натисніть Додати рахунок у списку. Форма складається з трьох блоків.
Реквізити рахунку
- Номер рахунку - генерується автоматично, але можна змінити вручну
- Дата виставлення та Термін оплати - обов'язкові; термін не може бути раніше дати виставлення
- Статус - Чернетка (не надіслано) або Відправлено
- ПДВ - перемикач Без ПДВ або ПДВ 20%; вибір впливає на підсумок
Сторони
- Клієнт - обов'язково; пошук з підказками; якщо клієнта ще немає - спочатку створіть у розділі Клієнти
- Справа - необов'язково; прив'язує рахунок до справи для зручного пошуку
- Компанія-виконавець - юридична особа практики, від імені якої виставляється рахунок
- Опис та Примітки - необов'язкові; потрапляють у PDF і на картку
Позиції рахунку
Таблиця з рядками: найменування послуги, категорія, кількість, одиниця виміру (послуга / год / шт / комплект / день), ціна. Сума рядка і загальний підсумок рахуються автоматично. Кнопка Додати позицію додає новий рядок.
Якщо відкрити форму рахунку через кнопку «Додати рахунок» у картці справи - клієнт і справа підставляться автоматично.
Картка рахунку
Шапка
Номер рахунку, статус, дата створення, автор, коли востаннє надіслано та посилання на клієнта і справу. Праворуч - три ключових показники з прогрес-баром оплати: Загальна сума, Сплачено, Залишок (червоний при борзі).
Кнопки дій
- PDF - відкрити версію для друку в новій вкладці
- Надіслати - відкриває форму відправки рахунку клієнту на email
- Редагувати - редагування (недоступне для архівованих)
Реквізити сторін та позиції
Блок «Реквізити сторін» показує реквізити вашої компанії-виконавця і дані клієнта. Під ним - таблиця позицій рахунку зі знижками по ПДВ і підсумком «До сплати».
Сайдбар: платежі та акти
Праворуч - блок Платежі з повною історією надходжень і кнопкою Додати платіж. Нижче - блок Акти приймання-передачі (розгортається кліком на заголовок).
Прийом платежів
Як зафіксувати оплату
- У картці рахунку натисніть Додати платіж
- Введіть суму платежу - за замовчуванням підставляється залишок до сплати
- Вкажіть дату платежу та спосіб оплати: Банківський переказ / Готівка / Картка / Інший
- Оберіть, куди надійшла оплата: на компанію (вибрати з реєстру) або отримав конкретний користувач
- За бажанням - примітки до платежу, та збережіть
Автоматичне оновлення статусу
Коли сума всіх платежів досягає повної суми рахунку - статус автоматично змінюється на Оплачено. Якщо термін оплати минув, а залишок ненульовий - статус змінюється на Прострочено.
Редагування та видалення платежу
Поруч із кожним платежем в картці - кнопки і . Доступні адміністраторам, партнерам і власникам рахунку.
Відправка рахунку клієнту
Як надіслати email
- Відкрийте картку рахунку і натисніть Надіслати
- Адреса клієнта підставляється автоматично - перевірте і за потреби змініть
- Відредагуйте тему та текст листа - стандартний шаблон вже готовий
- Натисніть Відправити - PDF-версія рахунку генерується і додається до листа автоматично
Відмітка про відправку
Після успішного надсилання в шапці картки рахунку з'являється рядок «Востаннє надіслано: [дата і час]». Статус рахунку при цьому не змінюється автоматично - встановіть його вручну у Редагувати, якщо потрібно перевести в «Відправлено».
У правому нижньому куті картки рахунку є кнопка + (Floating Action Button). Вона розгортає швидкий доступ до друку, відправки, копіювання реквізитів і редагування - без прокрутки до шапки.
Акти приймання-передачі
Що це таке
До кожного рахунку можна створити один або кілька актів приймання-передачі послуг. Блок «Акти» у сайдбарі картки рахунку показує вже оформлені акти, суму, що вже актована, і суму, доступну для нових актів.
Як створити акт
- У картці рахунку клікніть на заголовок блоку «Акти приймання-передачі» - він розгорнеться
- Натисніть Створити акт
- Перевірте номер акту (генерується автоматично), вкажіть дату та суму - максимум дорівнює доступному залишку
- За бажанням додайте примітки та збережіть
Друк і редагування
Поруч із кожним актом - кнопка для роздруківки, а також редагування і видалення (для тих, хто має права управління актами). Акт не можна створити для архівованого рахунку.
Масові дії та архівування
Масові дії у списку
Позначте кілька рахунків чекбоксами - внизу з'явиться панель масових дій:
- Змінити статус - перевести вибрані рахунки в Чернетка / Відправлено / Оплачено / Прострочено
- Архівувати - перемістити в архів (оборотна дія)
- Видалити - повне і незворотне видалення; система запитає підтвердження двічі
Архівування vs видалення
Архівування - безпечний спосіб прибрати закриті рахунки з активного перегляду, зберігши всю фінансову історію. Архівований рахунок відновлюється кнопкою Відновити прямо в картці.
Видалення стирає рахунок разом із усіма платежами та актами. Використовуйте лише якщо рахунок створений помилково і не має жодної фінансової активності.
У картці рахунку натисніть FAB (кнопка «+» праворуч внизу) і виберіть - реквізити рахунку скопіюються в буфер обміну для швидкої вставки в листи або месенджер.
Щоразу при відкритті картки рахунку система перевіряє дату: якщо термін оплати минув, а залишок ненульовий - статус автоматично змінюється з «Відправлено» на «Прострочено». Вручну нічого не потрібно робити.