Дашборд
Стартовий екран: показники, фільтри обсягу й періоду, наступне засідання, порядок денний, завдання, засідання, реєстри, воронка, облік часу та сповіщення.
Що таке дашборд і на що він відповідає
Дашборд - це не вітрина системи, а робочий екран на кожен ранок. Він відповідає на три питання, заради яких юрист інакше відкривав би п'ять розділів поспіль:
- Куди мені зараз бігти. Найближче засідання з відліком часу і повний порядок денний на сьогодні
- Що горить. Прострочені завдання, прострочені делегування, непрочитані сповіщення
- Що змінилось без мене. Нові рішення в реєстрі, знахідки моніторингу, документи, які додали колеги
З чого він складається
Зверху - шапка з ключовими показниками і швидкими діями. Під нею - смуга фільтрів, яка задає обсяг і період для всього екрана. Далі - блоки, згруповані в ряди: смуга «Наступне засідання / Сьогодні», ряд «Завдання + Засідання», ряд реєстрів, ряд поточної роботи і стрічка сповіщень на всю ширину.
Робочий порядок читання - згори вниз і зліва направо: Наступне засідання → Сьогодні → група «Прострочено» в завданнях. Якщо в цих трьох місцях чисто, решту дня можна планувати самому, а не гасити.
Сюди потрапляє те, що має строк або щойно змінилось. Справа, у якій зараз немає ні засідань, ні завдань із дедлайном, ні свіжих документів, на дашборді не з'явиться - і це не помилка. Повні переліки живуть у розділах «Справи», «Центр завдань» і «Календар».
Шапка: привітання, дії та показники
Привітання і дата
Привітання змінюється за часом доби («Доброго ранку», «Доброго дня», «Доброго вечора», «Доброї ночі»). Поруч - поточна дата з днем тижня і бейдж вашої ролі в системі.
Швидкі дії
- Новий клієнт - картка додавання клієнта
- Рахунки - перехід до списку рахунків
- Нова справа - створення справи з нуля
Показники
Смуга показників під привітанням залежить від ваших прав:
- Керівний доступ (адміністратор, партнер) - мій дохід за поточний місяць, мої активні справи, загальний дохід практики, дебіторська заборгованість
- Решта - мої активні справи і мої активні завдання
Показник «Мій дохід» з'являється лише тоді, коли в налаштуваннях практики увімкнено партнерські комісії.
Червоний колір у цього показника - маркер категорії, а не сигнал тривоги. Тривожним є не сам факт заборгованості, а її зростання від місяця до місяця. Показники в шапці рахуються по місяцю і не залежать від фільтрів обсягу та періоду.
Обсяг і період: два перемикачі на весь екран
Смуга під шапкою задає один контекст для всього дашборду - не треба фільтрувати кожен блок окремо. Вибір запам'ятовується: наступного разу дашборд відкриється в тому вигляді, у якому ви його залишили.
Обсяг: Мої / Вся практика
- Мої - справи, де ви відповідальний або в команді юристів, і завдання, призначені на вас
- Вся практика - те саме, але по всій практиці. Доступно за правом перегляду всіх справ (зазвичай адміністратор і партнер); без такого права пункт показується неактивним
В обсязі «Вся практика» у рядку завдання додатково з'являється прізвище виконавця - інакше було б незрозуміло, чиє це завдання.
Період: тиждень / 2 тижні / місяць
Період працює у два боки одночасно:
- Вперед - завдання з дедлайном і судові засідання
- Назад - останні судові рішення, нові документи, свіжі заявки й конверсія воронки
Чого фільтри не торкаються
Чотири блоки навмисно лишаються персональними незалежно від обсягу: «Моніторинг реєстрів» (тільки ваші монітори), «Мій облік часу» (тільки ваші години і тільки поточний тиждень), «Я поставив іншим» (тільки ваші делегування) і «Непрочитані сповіщення». Картка «Наступне засідання» ігнорує період - вона завжди показує найближче засідання, навіть якщо воно через два місяці.
Прострочені завдання показуються завжди - у власному вікні 30 днів назад, незалежно від вибраного періоду. Звузивши період до тижня, ви не «прибираєте» борги з екрана. Це зроблено навмисно: прострочене має муляти око, поки його не закриють.
Тиждень - робочий режим за замовчуванням: стільки, скільки реально вміщується в голову. Місяць варто вмикати навмисно - коли плануєте відпустку, узгоджуєте графік із клієнтом або хочете побачити, скільки насправді засідань попереду.
Раз на тиждень перемкніть обсяг на «Вся практика»: стануть видні чужі прострочені завдання й засідання, про які ви могли не знати. Це швидша перевірка, ніж обхід колег у чаті. Тільки не забудьте перемкнутися назад - інакше свій робочий тиждень доведеться шукати серед чужого.
Налаштування блоків: склад і порядок
Кнопка Налаштувати блоки праворуч у смузі фільтрів відкриває перелік усіх блоків дашборду.
- Прапорець зліва - показати або приховати блок
- Стрілки справа - змінити порядок
- Скинути внизу - повернути типовий вигляд
Порядок міняється в межах ряду
Блоки не переставляються з ряду в ряд, бо в рядів різна геометрія: смуга «Наступне засідання» вузька й фіксована, ряд «Завдання + Засідання» - високі панелі, ряди реєстрів і роботи - трійки низьких. Блок із високого ряду в трійці виглядав би зламаним, тому переміщення обмежене своїм рядом. Картка «Наступне засідання» закріплена і не переставляється взагалі, але приховати її можна.
Склад і порядок блоків зберігаються на сервері, у розрізі «користувач + практика». Тому вдома, в офісі й на планшеті ви побачите однаковий дашборд, а в різних практиках можете тримати різний набір блоків. Якщо зберегти не вдалося (наприклад, пропав інтернет), у підвалі переліку з'явиться відповідне попередження, а зміни поки що лишаться тільки в цьому браузері.
Якщо заявки веде інша людина, а моніторинг налаштований не на вас - ці блоки лише розтягують сторінку і змушують гортати. Приховайте їх: дашборд, який вміщається в один екран, читається за секунди, а той, що на два прокрути, не читається взагалі. Повернути блок можна будь-коли тим самим прапорцем.
Наступне засідання
Найпомітніша картка дашборду: найближче засідання від поточного моменту. Вона єдина ігнорує фільтр періоду - якщо наступне засідання аж через два місяці, вона все одно його покаже.
Що на ній видно
- Відлік у шапці: «через 40 хв», «через 2 год 15 хв», «через 3 дні», «вже почалося»
- Час і дата великим шрифтом, поруч - «сьогодні», «завтра» або день тижня
- Назва справи, її номер і тип засідання
- Суд, кабінет чи зала і суддя
- У підвалі - «Наступне після цього»: коли й у якій справі. Якщо друге засідання того самого дня, показується лише час
Клік по картці відкриває картку справи одразу на вкладці «Засідання» з переходом до цього конкретного засідання.
Саме він відповідає на питання, чи встигнете ви з одного суду в інший. Два засідання в один день у різних районах - це привід дзвонити секретарю сьогодні, а не за годину до другого.
Сьогодні: порядок денний
Усе, що стосується сьогоднішнього дня, зібране в трьох групах:
- Засідання - за часом, від найранішого. Час показується тільки тут, бо тільки тут він є
- Прострочено - завдання, чий строк уже минув. Праворуч - дата, з якої тягнеться прострочення («з 12.08»)
- Завдання на сьогодні - ті, що мають бути закриті сьогодні
Порожні групи не малюються. У шапці блоку - підсумок «N подій · M прострочених» або зелене вільний день, якщо на сьогодні нічого немає. Посилання Мій день веде в Центр завдань.
Ті самі прострочені завдання ви побачите і в блоці «Сьогодні», і в блоці «Завдання». Це не помилка: «Сьогодні» відповідає на питання «що робити зараз», а «Завдання» - «як виглядає весь період». Прострочене належить обом відповідям.
Завдання на період
Список завдань із дедлайном у вибраному періоді, розкладений на групи із лічильником у кожній:
- Прострочено - строк минув; беруться за 30 днів назад незалежно від періоду
- Сьогодні - закрити треба сьогодні
- Завтра - наступного дня
- Далі в періоді - решта до кінця вибраного вікна
У рядку - назва завдання, справа, а в обсязі «Вся практика» ще й виконавець. Праворуч - словесна позначка строку і дата. Клік відкриває картку справи на вкладці «Завдання» з переходом до самого завдання. Кнопка Центр завдань у шапці - повний список з фільтрами.
Це майже завжди означає не завал, а неправильні строки: завданню поставили дедлайн «на завтра», хоч реально воно чекає документа з суду. Перенесіть строк на чесну дату - і список знову почне показувати те, що справді горить, замість фонового червоного шуму, який мозок за тиждень навчається ігнорувати.
Судові засідання на період
Засідання у вибраному вікні - зліва компактний блок дати, справа - зміст.
- Блок дати: «Сьогодні» / «Завтра» / день тижня, число, місяць і час
- Зміст: назва справи, її номер, тип засідання, суд із кабінетом чи залою, суддя
- Склад суду скорочується до прізвищ; повний запис - у підказці при наведенні
- Сьогоднішнє засідання підсвічене
Кнопка Календар веде до повного календаря.
Позначка «дублікат»
Якщо одне й те саме засідання є в системі двічі - зазвичай тому, що його завели вручну, а потім воно ще й приїхало з реєстру, - дашборд згортає такі записи в один рядок і ставить позначку дублікат (2). Показується повніший із записів: той, де більше заповнених полів.
Дашборд згортає дублі лише для показу, у самій справі вони лишаються обидва - і далі підуть у календар, нагадування та звіти. Зайдіть у справу й видаліть зайвий запис, поки їх двоє, а не восьмеро.
Якщо на період засідань немає, блок не просто каже «порожньо» - він показує найближче засідання за межами періоду з датою, часом і справою. Тож лізти в календар, щоб дізнатися, коли наступний вихід у суд, не доводиться.
Реєстри: моніторинг, рішення, документи
Ряд із трьох блоків відповідає на питання «що змінилось у справах, поки я цим не займався».
Моніторинг реєстрів
Знахідки за вашими власними активними моніторами - рівно тими, що ви бачите в розділі «Судовий моніторинг». Знахідки згруповані за суб'єктом моніторингу (клієнт або ім'я), у заголовку групи - скільки в неї неопрацьованих.
- Заголовок рядка - предмет позову («стягнення 471 832,06 грн»), якщо реєстр його дав; інакше стадія
- Праворуч - стадія і дата реєстрації справи. Змістовні стадії підсвічені, адміністративне «призначено склад суду» лишається сірим
- У шапці - «N за 7 днів», «N неопрацьованих» або «без змін»
- У підвалі - скільки знахідок лишилось поза списком і скільки вже зіставлено з вашими справами
Знахідки, номер яких уже є серед справ практики, зі списку прибираються - вони не потребують дії, і рахуються окремо. Блок доступний за правом на моніторинг.
Блок показує тільки ваші монітори і тільки активні. Якщо монітор створив колега або його вимкнули, його знахідки сюди не потраплять. Порожній стан це прямо розрізняє: «Моніторинг не налаштовано» - моніторів у вас немає взагалі; «Нових знахідок немає» - монітори є, змін немає.
Останні судові рішення
Судові документи по ваших справах за вибраний період, за датою ухвалення. Тип позначено кольором: ухвала, рішення, постанова. Якщо в один день по справі опубліковано кілька документів, рядок згортається і показує «N документів». Дата коротка (день і місяць) - повна разом із типом і назвою справи є в підказці.
Нові документи
Файли, додані у справи за вибраний період - і прикріплені до самої справи, і ті, що завантажили до завдань у ній. У рядку - розширення файлу, його назва, справа й хто додав. Клік веде на вкладку документів у картці справи.
«Останні судові рішення» - це те, що суд зробив у ваших справах. «Нові документи» - те, що зробили люди: ви або колеги. Перше вимагає юридичної реакції, друге - зазвичай лише перегляду. Не змішуйте їх в одну чергу читання.
Робота: воронка, час, делеговані
Нижній ряд - про вашу власну завантаженість і про те, що ви передали далі.
Заявки у воронці
П'ять активних етапів модуля «Заявки»: Новий → Кваліфікований → Консультація призначена → Договір → Оплачено. Довжина смуги рахується відносно найбільшого етапу, а не від загальної кількості: етапи - це зріз «скільки заявок стоїть тут зараз», а не наскрізний потік. Колір веде від акценту на початку воронки до зеленого в кінці.
У підвалі - «В роботі N · +M за період · конверсія X%». Конверсія рахується від закритих заявок за той самий період: скільки сконвертовано з тих, що вже чимось закінчились. Заявки в роботі ще нічим не закінчились, тому в знаменник не входять - інакше результат був би штучно занижений. Розшифровка є в підказці до підвалу.
Якщо у вас право бачити лише свої заявки, воронка покаже тільки ваші.
Мій облік часу
Ваш поточний тиждень (понеділок - неділя) стовпчиками по днях; сьогоднішній день підсвічено. Клік по стовпчику відкриває «Мій час» одразу на цьому дні. У підвалі - «За тиждень N год · оплачуваних M год», а якщо минулого тижня час записувався, ще й порівняння з ним.
Блок завжди особистий: ні обсяг, ні період на нього не впливають.
Дашборд тут дзеркало системи, а не вашого життя. Якщо тиждень виглядає порожнім, то порожній він саме в обліку - і рівно так само його побачить керівник у звітах, а клієнт у рахунку. Детальніше - у розділі довідки «Облік часу».
Я поставив іншим
Завдання, які створили ви, а виконує хтось інший, і які ще не закрито. Дві групи: Прострочено і У роботі.
- Кружечок з ініціалами і скорочене «Прізвище І.П.» виконавця - щоб назва справи не йшла за трикрапку
- Праворуч - дедлайн: «до 28.08» для активних, «з 20.08» для прострочених
- Чип на перевірці - єдиний статус, що вимагає дії саме від вас
Посилання Делеговані веде в Центр завдань на відповідну вкладку.
Раз на день переглянути цей блок дешевше для всіх, ніж смикати колег питаннями про статус. А чип «на перевірці» означає, що м'яч уже на вашому боці: людина здала роботу і чекає саме на вас. Такі рядки варто закривати першими - інакше ви стаєте вузьким місцем власної команди.
Непрочитані сповіщення
Стрічка на всю ширину внизу дашборду: до 10 останніх непрочитаних сповіщень у дві колонки. Сюди приходять нові засідання й рішення з реєстру, зміни у справах, нагадування про строки та завдання.
- У рядку - тип події, текст із виділеними назвою справи й датами
- Клік по рядку веде до відповідного об'єкта
- Кнопка позначає сповіщення прочитаним не покидаючи дашборд - рядок зникає, лічильник у шапці зменшується
- Переглянути всі - повний центр сповіщень з історією
Коли непрочитаних не лишається, блок сам перемикається на стан «усі прочитано».
Сповіщення корисні, поки їх десяток. Коли непрочитаних під сотню, блок перетворюється на шпалери, і серед них губиться те єдине, заради чого він і потрібен - «призначено засідання». Позначайте прочитаним одразу, як подивились: це один клік і навіть не перехід на іншу сторінку.
Як цим користуватись щодня
Ранок: три хвилини згори вниз
- Наступне засідання - чи є сьогодні вихід у суд і чи встигаю я з одного в інший
- Сьогодні - повний порядок денний, включно з простроченим
- Завдання → група «Прострочено» - або закрити, або чесно перенести строк
- Сповіщення - швидко переглянути й розчистити
Кінець дня: одна хвилина
Погляд на «Мій облік часу»: чи є стовпчик за сьогодні. Якщо немає - внести години зараз, поки пам'ятаєте, а не наприкінці місяця по пам'яті.
Раз на тиждень
- Перемкнути обсяг на «Вся практика» і переглянути чужі прострочення - п'ять хвилин замість обходу колег
- Поставити період «Місяць» і подивитись, скільки засідань попереду - це і є ваш реальний графік
- Переглянути «Я поставив іншим»: закрити все, що висить «на перевірці»
- Розібрати «Моніторинг реєстрів»: нові справи на клієнтів мають або стати справами, або бути відхилені
Раз - і назавжди
Витратьте одну хвилину на Налаштувати блоки і приберіть те, що особисто вам ніколи не знадобиться. Дашборд, який вміщається в один екран, ви читатимете щодня; той, що на два прокрути, ви перестанете читати за тиждень.
Рядки дашборду ведуть не в загальний список, а у потрібне місце: завдання - на вкладку завдань потрібної справи з переходом до самого завдання, засідання - на вкладку засідань, документ - на вкладку документів, стовпчик обліку часу - на потрібний день. Гортати списки після переходу не доводиться.
Кожен блок фільтрується під поточного користувача та його права, а склад і порядок блоків ви налаштовуєте під себе - і вони зберігаються за вами в будь-якому браузері. Обсяг «Вся практика» і фінансові показники доступні лише тим, у кого є відповідні права.